20 pytań i odpowiedzi o KSeF – czyli wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur
- jleszczynska4
- 2 godziny temu
- 3 minut(y) czytania
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm — niezależnie od formy działalności. Co warto o nim wiedzieć? Poniżej przygotowaliśmy 20 najczęściej zadawanych pytań i praktyczne odpowiedzi, które pomogą Ci dobrze się przygotować.
1. Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w formie elektronicznej (tzw. faktury ustrukturyzowane).
2. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy:
-od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
-od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.
W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
3. Czy już teraz mogę korzystać z KSeF?
Tak, system działa dobrowolnie od 2022 roku. Warto wdrożyć go wcześniej, aby uniknąć problemów po wejściu obowiązku.
4. Czy przez KSeF będzie można wysyłać wszystkie faktury?
Tak — zarówno krajowe, jak i zagraniczne (w części przypadków). Jednak niektóre dokumenty, np. paragony z NIP czy faktury z kas fiskalnych, nie będą przesyłane przez KSeF.
5. Co to znaczy, że faktura jest „ustrukturyzowana”?
Oznacza to, że faktura ma określony przez Ministerstwo format (plik XML), zawierający konkretne pola i strukturę danych. Dzięki temu każda faktura ma ten sam układ i może być automatycznie przetwarzana przez systemy księgowe.
6. Czy faktury papierowe i PDF znikną?
Tak — po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie będzie można wystawiać faktur w PDF ani papierowych. Wyjątkiem będą sytuacje awaryjne (np. brak dostępu do systemu).
7. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Dostęp uzyskuje się poprzez:
profil zaufany,
kwalifikowany podpis elektroniczny,
lub token wygenerowany w systemie KSeF.
8. Kto w firmie może wystawiać faktury przez KSeF?
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie. Uprawnienia nadaje właściciel, zarząd lub osoba upoważniona.
9. Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta?
Tak, ale tylko jeśli przedsiębiorca nada biuru uprawnienie w systemie KSeF. To ważne – bez tego księgowa nie będzie mogła wysłać faktury do systemu.
10. Czy faktura w KSeF jest automatycznie dostarczona do kontrahenta?
Tak — faktura jest uznana za doręczoną w momencie jej nadania w KSeF, a nie wtedy, gdy kontrahent ją odbierze.
11. Jak długo faktury będą przechowywane w KSeF?
Ministerstwo Finansów będzie przechowywać je przez 10 lat od wystawienia. Nie trzeba już przechowywać ich osobno w archiwum.
12. Co zrobić w przypadku błędu na fakturze?
Nie będzie można jej „anulować” – trzeba wystawić fakturę korygującą w KSeF. System automatycznie połączy ją z pierwotnym dokumentem.
13. Czy będzie można wystawić fakturę offline (bez internetu)?
Tak, w razie awarii będzie możliwość wystawienia tzw. faktury offline, która zostanie później przesłana do KSeF, gdy połączenie zostanie przywrócone.
14. Czy KSeF dotyczy też firm zagranicznych?
Tak, jeśli prowadzą działalność na terenie Polski i są zarejestrowane jako podatnicy VAT.
15. Jak KSeF wpłynie na księgowość firm?
Zdecydowanie usprawni procesy – dane z faktur będą automatycznie wczytywane do programów księgowych, a rozliczenia staną się bardziej przejrzyste i szybkie.
16. Czy KSeF zwiększy kontrolę skarbówki?
Tak, system umożliwi administracji natychmiastowy wgląd w każdą wystawioną fakturę, co oznacza większą transparentność, ale i mniej kontroli w terenie.
17. Czy za brak wystawienia faktury przez KSeF grożą kary?
Tak. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że od momentu wejścia obowiązku będzie nakładać kary pieniężne (do 100% kwoty VAT z faktury lub 18,7% jej wartości brutto) za nieprzestrzeganie przepisów. Warto więc przygotować się wcześniej i działać zgodnie z procedurami.
18. Czy przez KSeF trzeba będzie wystawiać faktury do osób prywatnych?
Nie – faktury dla konsumentów (B2C) nadal można wystawiać poza KSeF, np. z kasy fiskalnej.
19. Jak przygotować firmę do KSeF?
Sprawdź, czy Twój program księgowy jest zintegrowany z KSeF,
Nadaj uprawnienia osobom wystawiającym faktury,
Przeszkol pracowników,
Przetestuj procesy wystawiania i odbierania faktur,
Ustal procedury awaryjne.
20. Czy Atrata pomoże mi wdrożyć KSeF?
Oczywiście! 😊W Atracie już od dawna pracujemy na systemach zgodnych z KSeF i pomagamy naszym klientom przejść przez cały proces – od konfiguracji po obsługę codzienną.Jeśli chcesz, by Twoja firma była gotowa na zmiany w 2026 roku – skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wdrożyć KSeF bez stresu i chaosu.
📩 Skontaktuj się z nami:
📍 Obsługa online w całej Polsce
🔸 Podsumowanie
KSeF to nie tylko obowiązek – to szansa na uporządkowanie finansów firmy i pełną automatyzację fakturowania. Im szybciej się przygotujesz, tym łatwiej przejdziesz przez zmiany. W Atracie wiemy, jak Ci w tym pomóc.