Co zrobić, gdy kontrahent odmawia wystawienia faktury?

W prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca wielokrotnie spotyka się z koniecznością otrzymania faktury – dokumentu niezbędnego do rozliczeń podatkowych i księgowych. Choć w większości przypadków sprzedawcy wystawiają faktury bez problemu, zdarzają się sytuacje, w których kontrahent odmawia ich wydania. Czy ma do tego prawo? Jakie konsekwencje grożą sprzedawcy i co może zrobić nabywca?

Obowiązek wystawienia faktury

Zgodnie z ustawą o VAT, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę:

• dokumentującą sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy,

• na żądanie osoby prywatnej (jeżeli zgłosi takie żądanie w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca zakupu).

  
  

Termin jest ściśle określony – faktura musi zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towarów, wykonanie usługi lub otrzymanie zaliczki.

Odmawianie wydania faktury jest zatem niezgodne z prawem i może prowadzić do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Konsekwencje prawne dla sprzedawcy

Niewystawienie faktury lub odmowa jej wydania nie jest „niewinnym błędem”, lecz czynem zabronionym.

• Sprzedawca, który odmawia lub zwleka z wystawieniem faktury, naraża się na odpowiedzialność karną skarbową.

• Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego (KKS), grozi mu kara grzywny do 180 stawek dziennych za przestępstwo skarbowe.

• Sankcje te dotyczą wyłącznie sprzedawcy – konsekwencje prawne nie spadają na kupującego, który domaga się faktury zgodnie z przepisami.

  
  

Co możesz zrobić, gdy kontrahent odmawia wystawienia faktury?

1. Poinformuj o konsekwencjach Uświadom kontrahenta, że brak wystawienia faktury jest przestępstwem skarbowym, za które grozi wysoka grzywna. Często już taka informacja skłania sprzedawcę do zmiany stanowiska.

2. Wyślij pisemne wezwanie Warto przygotować oficjalne wezwanie (listem poleconym lub e-mailem), w którym wskażesz podstawę prawną (art. 106b ustawy o VAT, art. 62 § 1 KKS) oraz wyznaczysz termin na wystawienie faktury.

3. Zgłoś sprawę do urzędu skarbowego Jeśli sprzedawca nadal odmawia, złóż zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta. Urząd ma narzędzia, aby nałożyć sankcje i wymusić prawidłowe działanie.

4. Zastanów się nad notą korygującą Jeżeli problem wynika nie z odmowy, a z błędu na fakturze (np. literówka w nazwie firmy, adresie czy NIP-ie), możesz wystawić notę korygującą, którą kontrahent powinien zaakceptować.

5. Zachowaj dowody zakupu Nawet jeśli nie otrzymasz faktury, przechowuj paragon, potwierdzenie przelewu, umowę czy korespondencję – mogą być przydatne w przypadku sporu.

   
   

Dlaczego nie warto odpuszczać?

• Koszty podatkowe – tylko faktura pozwala na ujęcie wydatku w kosztach firmy i ewentualne odliczenie VAT.

• Ochrona prawna – faktura to dowód transakcji, który może zabezpieczyć Cię w przypadku sporu.

• Bezpieczeństwo biznesowe – brak faktury może sugerować, że sprzedawca działa nieuczciwie, co stanowi ryzyko dla Twojej firmy.

  
  

Podsumowanie

Odmowa wystawienia faktury przez kontrahenta nie jest kwestią „dobrej woli”, lecz poważnym naruszeniem prawa. Sprzedawca ma obowiązek ją wystawić, a za niewywiązanie się z tego obowiązku grożą mu dotkliwe sankcje finansowe, w tym grzywna do 180 stawek dziennych.

Jeśli napotkasz taki problem – działaj krok po kroku: poinformuj o konsekwencjach, wezwij do wystawienia dokumentu, a w razie potrzeby zgłoś sprawę do urzędu skarbowego.