KSeF – co się zmieni i jak przygotować firmę?
- jleszczynska4
- 2 dni temu
- 2 minut(y) czytania
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które już wkrótce stanie się codziennością dla wszystkich przedsiębiorców. Choć obowiązkowe korzystanie z systemu przesunięto w czasie, warto wiedzieć, jakie zmiany wejdą w życie i jak się do nich przygotować. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje w prostym i praktycznym ujęciu.
📅 Harmonogram wdrożenia KSeF 2.0
Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami:
od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw, które w 2024 r. wykazały sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podmiotów.
🔹 Wyjątek: mikro- i mali przedsiębiorcy będą mogli nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 000 zł brutto.
🔹 Okres przejściowy: do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane sankcje za ewentualne naruszenia obowiązków w zakresie KSeF. W tym czasie obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach (także w mechanizmie podzielonej płatności) będzie odroczony.
📌 Kluczowe zmiany w przepisach
Faktury z kasy fiskalnej – będzie można je wystawiać tylko do 31 lipca 2026 r.
Numer KSeF przy płatnościach – do 31 lipca 2026 r. nie trzeba wskazywać numeru faktury w przelewach.
Tryb offline – możliwy do końca 2026 r. w przypadku problemów z przesłaniem faktury. Od 2027 r. tylko podczas awarii systemu lub braku dostępu u podatnika.
Faktury dla osób prywatnych – nadal możliwe dobrowolne wystawianie w KSeF, pod warunkiem zapewnienia nabywcy dostępu do dokumentu.
Załączniki do e-faktur – nowa schema pozwoli na dołączanie dodatkowych plików (np. protokołów, specyfikacji). Funkcja będzie dobrowolna, dostępna za zgodą US.
Certyfikaty do kodów QR – podatnicy będą mogli wcześniej pobierać certyfikaty wystawcy potrzebne w przypadku awarii systemu lub trybu offline.
NIP jednostek JST – obowiązek wskazywania NIP-u jednostek podległych JST, aby zapewnić im dostęp do faktur.
Nowe sposoby logowania – wprowadzony zostanie certyfikat KSeF jako dodatkowa metoda autoryzacji (obok podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego).
Numer KSeF i kod QR – obowiązkowe na każdej wizualizacji faktury (PDF, wydruk).
Korekty faktur – będą rozpoznawane w momencie przesłania faktury korygującej do KSeF, co uprości rozliczenia i skróci czas oczekiwania.
Samoidentyfikacja nabywcy – kupujący będzie musiał podać numer VAT (jeśli jest czynnym podatnikiem) albo NIP (jeśli korzysta ze zwolnienia).
🏢 Co oznacza KSeF 2.0 dla przedsiębiorców?
konieczność pełnej integracji systemów księgowych i sprzedażowych z KSeF,
obowiązek generowania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML i wysyłania ich do systemu,
dostosowanie obiegu dokumentów, archiwizacji i ewidencji,
obsługa nowych wymagań technicznych (certyfikaty, uprawnienia, tryb offline).
🟨 Podsumowanie
Wejście KSeF 2.0 to nie tylko kwestia techniczna, ale całkowita zmiana w sposobie fakturowania i rozliczania podatków w Polsce.
Najważniejsze daty:
1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych przedsiębiorstw,
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych,
31 lipca 2026 r. – koniec faktur z kas fiskalnych,
31 grudnia 2026 r. – koniec okresu przejściowego.
📌 Już teraz warto:
sprawdzić systemy księgowe pod kątem integracji z KSeF,
przygotować zespół na nowe obowiązki,
ustalić z biurem rachunkowym zasady pracy w nowym modelu.
💬 Masz pytania, jak KSeF wpłynie na Twój biznes?W Atracie przeprowadzimy Cię przez cały proces i pokażemy, jak wdrożyć KSeF bez stresu i bez ryzyka błędów.
🟨 Atrata – księgowość, która rozumie biznes.
