Faktura na ponad 15 000 zł od nievatowca a biała lista – kiedy trzeba uważać?

Wielu przedsiębiorców nadal ma wątpliwości: Czy muszę sprawdzać białą listę podatników, gdy otrzymuję fakturę na dużą kwotę od firmy zwolnionej z VAT? Co z przelewem? Co z kosztami podatkowymi? I czy grożą mi jakieś sankcje?

Odpowiadamy jasno i konkretnie:👉 nie każda transakcja powyżej 15 000 zł musi trafiać na rachunek z białej listy,👉 nie każdy sprzedawca podlega tym samym zasadom,👉 i nie każda pomyłka oznacza podatkowy dramat.

Rozkładamy temat na czynniki pierwsze.

Faktura 15 000zł u nievatowca

💸 Kiedy faktura na ponad 15 000 zł wymaga szczególnej ostrożności?

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT i CIT, jeżeli płacisz za fakturę na kwotę wyższą niż 15 000 zł brutto w relacji firma-firma (B2B), to:

✅ płatność musi zostać dokonana przelewem,

✅ i – jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT – na rachunek zgłoszony do tzw. białej listy (oficjalny rejestr prowadzony przez KAS).

Brak spełnienia tych warunków = ryzyko:

• brak prawa do ujęcia faktury w kosztach,

• odpowiedzialność solidarna za ewentualny niezapłacony VAT przez dostawcę.

Ale...

❗ A co w przypadku, gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT?

To właśnie tutaj wielu przedsiębiorców się gubi.

Jeśli Twój kontrahent korzysta ze zwolnienia z VAT, np. ze względu na niskie obroty albo wykonuje usługi zwolnione ustawowo (np. lekarskie), to:

➡️ nie musi być zgłoszony na białą listę,

➡️ jego rachunek nie musi tam figurować,

➡️ Ty jako nabywca nie masz obowiązku weryfikować jego konta na białej liście.

Co więcej – brak tego rachunku na liście nie rodzi żadnych negatywnych skutków:

❌ nie wyłącza prawa do kosztu uzyskania przychodu,

❌ nie powoduje odpowiedzialności solidarnej,

❌ nie wymaga zgłaszania ZAW-NR do urzędu skarbowego.

🏦 Ale przelew i tak jest obowiązkowy

Tu nie ma wyjątków – nawet jeśli sprzedawca nie jest VAT-owcem, to:

➡️ zapłata za fakturę przekraczającą 15 000 zł musi nastąpić przelewem,inaczej wydatek może nie zostać zaliczony do kosztów podatkowych.

Nie musisz sprawdzać białej listy, ale przelew być musi.

🧐 Czy nievatowiec może znaleźć się na białej liście?

Tak, ale tylko wtedy, gdy:

• zgłosi swoją działalność na formularzu VAT-R (nawet przy zwolnieniu z VAT),

• i poda firmowy rachunek bankowy przy rejestracji lub aktualizacji danych w CEIDG.

Jeśli spełni te warunki, jego numer konta zostanie automatycznie uwzględniony w wykazie. Ale — podkreślmy — nie jest to jego obowiązek, ani Twój problem, jeśli tego nie zrobił.

✅ Podsumowanie: co musisz wiedzieć jako nabywca?

Sytuacja	Musisz sprawdzić białą listę?	Musisz zapłacić przelewem?	Możesz ująć fakturę w kosztach?
Faktura > 15 000 zł od VAT-owca	✅ Tak	✅ Tak	✅ Tak (jeśli spełniasz warunki)
Faktura > 15 000 zł od nievatowca	❌ Nie	✅ Tak	✅ Tak

📌 Pro tip z praktyki Atraty:

Niektóre firmy — mimo że są zwolnione z VAT — celowo zgłaszają się na białą listę, by uniknąć wątpliwości i problemów z klientami. To może ułatwić współpracę i podnieść wiarygodność, ale nie jest wymagane prawnie.

Masz wątpliwości, czy daną fakturę możesz wrzucić w koszty?

Nie wiesz, czy musisz sprawdzać kontrahenta na białej liście?

Zostaw to nam. Atrata – księgowość, która tłumaczy przepisy po ludzku i pilnuje Twoich kosztów.