Kary umowne w CIT – czy można je ująć w kosztach podatkowych?
- jleszczynska4
- 23 cze
- 3 minut(y) czytania
W prowadzeniu działalności gospodarczej może zdarzyć się sytuacja, że nasza firma zostanie obciążona karą umowną przez kontrahenta. Pojawia się wtedy naturalne pytanie: czy taki wydatek można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu? Jak to często bywa w prawie podatkowym – odpowiedź brzmi: to zależy.
Jakie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, za koszt podatkowy można uznać każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów – o ile nie znajduje się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 tej samej ustawy.
Aby zatem kara umowna mogła zostać uznana za koszt podatkowy, musi spełniać kilka warunków:
mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
zostać poniesiona przez podatnika i odpowiednio udokumentowana,
służyć osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów,
nie być jednocześnie objętą wyłączeniem wskazanym w przepisach.
Kiedy kara umowna nie może być kosztem?
Ustawa o CIT w art. 16 ust. 1 pkt 22 precyzuje, że do kosztów nie można zaliczyć kar i odszkodowań, jeśli wynikają one z:
wadliwości dostarczonych produktów,
nienależytego wykonania prac lub usług,
opóźnień w dostarczeniu pełnowartościowego towaru,
opóźnień w usunięciu wad produktów,
opóźnień w usunięciu usterek wykonanych robót czy usług.
W takich przypadkach wydatki są z góry wykluczone z kosztów uzyskania przychodu. Wszystkie inne kary umowne – o ile spełniają ogólne przesłanki – mogą już zostać zakwalifikowane jako koszty podatkowe.
Jakie stanowisko zajmują sądy?
Sądy administracyjne podkreślają, że przepis wyłączający określone kary z kosztów (art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT) to wyjątek – a wyjątki należy interpretować ściśle. W szczególności:
samo opóźnienie w wykonaniu usługi nie zawsze oznacza jej wadliwość,
„zwłoka” nie zawsze musi być rozumiana jako wada produktu czy wykonania,
niezawinione opóźnienia, wynikające z okoliczności niezależnych od podatnika, mogą być uznane za działania służące zabezpieczeniu przychodu – co otwiera drogę do ujęcia ich w kosztach.
Kilka orzeczeń korzystnych dla przedsiębiorców:
🔹 WSA w Gliwicach (I SA/Gl 756/24): jeżeli kara nie dotyczy wad, a została poniesiona w celu ochrony źródła przychodu, może zostać uznana za koszt.
🔹 NSA (II FSK 409/22): rozszerzanie przepisów wykluczających koszty na inne przypadki kar nie jest dopuszczalne.
🔹 NSA (II FSK 209/22): opóźnienie w dostawie towarów to nie to samo, co wada tych towarów – a zatem nie podlega wykluczeniu.
🔹 NSA (II FSK 335/21): nieterminowe świadczenie usługi to inna kategoria niż jej wadliwość – organy podatkowe błędnie to utożsamiają.
🔹 NSA (II FSK 137/21): kary za opóźnienia w dostawie i montażu mogą być zaliczone do kosztów, jeśli nie dotyczą jakości samych towarów.
A co na to fiskus?
Organy podatkowe prezentują jednak o wiele bardziej rygorystyczne podejście. W wielu interpretacjach uznają, że nawet opóźnienie w wykonaniu usługi może być traktowane jako jej wadliwość – a więc wydatek automatycznie wykluczony z kosztów.
Nie biorą przy tym pod uwagę:
czy podatnik dochował należytej staranności,
czy kara była niezawiniona,
czy działanie miało na celu zabezpieczenie przychodu.
Przykładowe interpretacje niekorzystne dla podatników:
01.12.2021 r. – 0111-KDIB1-3.4010.508.2021.1.JKU
28.05.2021 r. – 0111-KDIB1-1.4010.153.2021.1.MF
15.05.2025 r. – 0111-KDIB1-3.4010.154.2025.1.DW
W każdej z tych spraw organy uznały, że brak wykonania lub opóźnienie świadczenia wystarczy, by wykluczyć wydatek z kosztów – nawet przy zachowaniu należytej staranności.
Co możesz zrobić w takiej sytuacji?
Jeśli Twoja firma zapłaciła karę umowną, która:
nie dotyczyła wad fizycznych lub jakościowych,
wynikła z okoliczności niezależnych od Ciebie,
była powiązana z zabezpieczeniem przychodów,
…to istnieje spora szansa, że masz prawo potraktować ją jako koszt uzyskania przychodu.
📌 Warto jednak dobrze udokumentować okoliczności jej poniesienia i wskazać działania, które miały na celu zachowanie relacji z klientem czy uniknięcie większych strat.
A co, jeśli nie masz pewności?
💡 W takiej sytuacji bezpiecznym rozwiązaniem będzie wystąpienie o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej. A jeśli odpowiedź będzie negatywna – możesz ją zaskarżyć do sądu. Orzecznictwo sądów coraz częściej staje po stronie przedsiębiorców.
Masz wątpliwości, czy kara w Twoim przypadku może być kosztem?
Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy dokumenty, zbadamy okoliczności i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
Atrata – Twoje podatki pod kontrolą.
