Kontrahenta nie ma na białej liście podatników VAT. Co robić w tej sytuacji?

Rejestr białej listy podatników VAT obejmuje zasadnicze informacje o przedsiębiorstwach, w tym numer konta bankowego, który jest kluczowy przy przekazywaniu płatności za transakcje przekraczające 15 000 zł. W sytuacji braku danego kontrahenta na liście, pojawia się pytanie o możliwość realizacji przelewu.

Rejestr podatników VAT, znany również jako biała lista, zawiera takie dane jak:

• pełna nazwa firmy,

• numer identyfikacyjny dla celów podatkowych, jeśli został przydzielony,

• status przedsiębiorstwa: zarejestrowane, usunięte, nierzarejestrowane, aktywne jako podatnik VAT, zwolnione z VAT,

• daty dotyczące rejestracji, odmowy rejestracji, usunięcia z rejestru, oraz ponownego zarejestrowania jako podatnik VAT,

• podstawy prawne dotyczące odmowy rejestracji, usunięcia z rejestru i ponownego zarejestrowania jako podatnik VAT,

• numery kont bankowych podane przez firmę podczas rejestracji.

• 
  

Weryfikacja białej listy VAT jest istotnym elementem procesu sprawdzania kontrahentów przed zawarciem umowy handlowej.

Osoby kwalifikujące się do wpisu na białą listę VAT to, zgodnie z przepisami prawa, zarejestrowani podatnicy VAT, osoby ponownie wpisane do rejestru oraz te, które zostały z niego usunięte, a także ci, których rejestracja nie została dokonana przez szefa urzędu skarbowego.

W przypadku transakcji z podmiotami znajdującymi się na białej liście, przy zakupie towarów i usług od czynnych podatników VAT, należy dokonać płatności na konto wskazane w rejestrze. Nieprzestrzeganie tej zasady może skutkować konsekwencjami podatkowymi. Jeśli przekazanie środków przekracza 15 000 zł i zostało wykonane na inne konto niż wskazane, taka część płatności nie może zostać wliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Dla mniejszych transakcji, do 15 000 zł, nie obowiązują kary. Reguła ta nie dotyczy również podatników zwolnionych z VAT, którym można przekazywać płatności na dowolny rachunek.

Niewystępowanie kontrahenta na białej liście może wynikać z różnych przyczyn, na przykład z faktu, że nie jest on aktywnym podatnikiem VAT z powodu zwolnienia. Warto zweryfikować, czy podatnik rzeczywiście podlega VAT. Jeśli faktura nie zawiera VAT, najczęściej oznacza to, że wystawca nie jest aktywnym podatnikiem. Jednak faktura może dotyczyć usług zwolnionych z VAT, co nie wyklucza, że podatnik jest zobowiązany do jego płacenia.

Jeśli firma jest podatnikiem VAT, ale jej numer konta nie znajduje się w rejestrze, może to wskazywać na problem, który wymaga uwagi. Sytuacja ta może oznaczać wykluczenie z listy z powodu nieprawidłowości podatkowych. Nie zawsze jednak przyczyna jest poważna; czasami urzędy skarbowe usuwają podatników za proste błędy, np. za nieodpowiedzenie na korespondencję, aby zmotywować ich do szybkiego kontaktu.

W przypadku braku kontrahenta na liście, możliwe jest przeprowadzenie transakcji, ale warunki zależą od statusu VAT kontrahenta i kwoty transakcji. Jeśli nie jest on czynnym podatnikiem VAT, nie ma przeszkód do przelania środków na rachunek niefigurujący na liście, szczególnie jeśli kwota jest niższa niż 15 000 zł. W sytuacji większych sum i gdy firma jest podatnikiem VAT bez wskazania na liście, przelew na konto nieuwzględnione może skutkować niemożnością zaliczenia wydatku do kosztów. Istnieje jednak możliwość korekty w ciągu 14 dni od wykonania niewłaściwego przelewu przez zgłoszenie tego faktu urzędowi skarbowemu.