Przekroczyłeś 10 000 zł na fakturach? Od której faktury musisz wejść do KSeF?
KSeF obowiązuje przedsiębiorców już w 2026 roku, ale dla najmniejszych firm przewidziano okres przejściowy. Jeżeli wystawiasz niewiele faktur i ich łączna wartość nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 roku możesz jeszcze korzystać z faktur wystawianych poza KSeF.
Problem pojawia się wtedy, gdy w trakcie miesiąca przekroczysz limit.
Czy do KSeF trzeba przejść od następnego miesiąca? Od kolejnej faktury? A może dopiero po przekroczeniu 10 000 zł?
Wyjaśniamy.
Limit 10 000 zł w KSeF – kogo dotyczy?
Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur został wprowadzony etapami:
od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano jednak dodatkowe ułatwienie obowiązujące do 31 grudnia 2026 r.
Jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi tym rozwiązaniem nie przekracza 10 000 zł brutto, przedsiębiorca może nadal wystawiać je poza KSeF – np. w dotychczasowym programie lub w formie elektronicznej.
To oznacza, że w 2026 roku część najmniejszych firm może jeszcze nie wystawiać faktur w KSeF.
Ale tylko do momentu przekroczenia limitu.
Co się stanie, jeśli przekroczysz 10 000 zł?
Tutaj pojawia się najważniejsza zasada:
obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje już od faktury, którą przekroczysz limit 10 000 zł.
Nie od kolejnego miesiąca.
Nie od kolejnego dnia.
I nie dopiero od następnej faktury.
Dokładnie ta faktura, która powoduje przekroczenie limitu, powinna zostać wystawiona w KSeF. Taką zasadę potwierdza Ministerstwo Finansów w oficjalnych wyjaśnieniach dotyczących KSeF.
Przykład
Załóżmy, że prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.
W danym miesiącu wystawiasz:
fakturę nr 1 – 3 000 zł,
fakturę nr 2 – 2 500 zł,
fakturę nr 3 – 4 000 zł.
Łącznie: 9 500 zł.
Limit nie został przekroczony.
Następnie wystawiasz fakturę na 1 000 zł.
Po jej wystawieniu wartość faktur w danym miesiącu wyniosłaby łącznie 10 500 zł.
I właśnie ta faktura powoduje przekroczenie limitu.
Powinna więc zostać wystawiona już w KSeF.
W KSeF wystawiasz również wszystkie kolejne faktury.
A co, jeśli w kolejnym miesiącu znowu mam mniej niż 10 000 zł?
To bardzo ważne, ponieważ łatwo tutaj o błędną interpretację przepisów.
Jeżeli raz przekroczysz limit i powstanie obowiązek wystawiania faktur w KSeF, to fakt, że w kolejnym miesiącu Twoja sprzedaż udokumentowana fakturami spadnie np. do 4 000 czy 5 000 zł, nie powoduje powrotu do zwolnienia.
Ministerstwo Finansów podaje przykład przedsiębiorcy, który nie przekroczył limitu w kwietniu, przekroczył go w maju, a w czerwcu ponownie znalazł się poniżej 10 000 zł. W takiej sytuacji późniejsze nieprzekroczenie limitu nie ma już znaczenia.
Czyli:
przekroczyłeś limit → wchodzisz do KSeF → pozostajesz w KSeF.
Czy do limitu 10 000 zł wlicza się każdą sprzedaż?
Nie.
To kolejna kwestia, o której przedsiębiorcy często zapominają.
Do limitu nie należy automatycznie sumować całego miesięcznego obrotu firmy.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że do limitu 10 000 zł uwzględnia się faktury, które byłyby objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Przykładowo do tego limitu nie wlicza się faktur konsumenckich wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, ponieważ faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF.
Nie wlicza się również samej sprzedaży na rzecz konsumentów zarejestrowanej wyłącznie na kasie fiskalnej.
Dlatego przedsiębiorca może mieć miesięczną sprzedaż przekraczającą 10 000 zł, a mimo to nadal spełniać warunki rozwiązania przejściowego.
Każdy przypadek warto więc analizować na podstawie rodzaju wystawianych dokumentów, a nie wyłącznie całkowitego przychodu firmy.
Mam mniej niż 10 000 zł faktur. Czy KSeF w ogóle mnie nie dotyczy?
Niestety nie jest to takie proste.
Limit 10 000 zł dotyczy w 2026 roku przede wszystkim obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Nie oznacza natomiast, że najmniejsza firma może całkowicie zignorować system.
Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy więc również podmiotów, które korzystają jeszcze z możliwości wystawiania własnych faktur poza systemem.
Możesz więc znaleźć się w sytuacji, w której:
własne faktury sprzedaży nadal wystawiasz poza KSeF,
ale faktury zakupowe od swoich kontrahentów otrzymujesz już poprzez KSeF.
Dlatego nawet najmniejsza działalność powinna mieć przygotowany dostęp do systemu i odpowiednio zorganizowany obieg dokumentów.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Limit 10 000 zł jest rozwiązaniem przejściowym.
Od 1 stycznia 2027 roku możliwość korzystania z tego ułatwienia się kończy.
Przedsiębiorcy, którzy w 2026 roku wystawiają faktury poza KSeF dzięki temu, że mieszczą się w miesięcznym limicie, zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku zaczynają również obowiązywać przepisy dotyczące kar pieniężnych za niedopełnienie określonych obowiązków związanych z wystawianiem faktur w KSeF.
Dlatego nie warto traktować limitu 10 000 zł jako sposobu na uniknięcie KSeF.
To jedynie dodatkowy czas na przygotowanie firmy.
Przekraczasz 10 000 zł? Nie czekaj do ostatniej faktury
Największy problem może pojawić się wtedy, gdy przedsiębiorca kontroluje limit dopiero po zakończeniu miesiąca.
Przy KSeF jest już wtedy za późno.
Jeżeli kolejne wystawiane faktury zbliżają Cię do kwoty 10 000 zł, warto wiedzieć wcześniej, która transakcja spowoduje przekroczenie limitu.
Dzięki temu można odpowiednio przygotować:
dostęp do KSeF,
uprawnienia,
program do wystawiania faktur,
współpracę z biurem rachunkowym,
sposób przekazywania i odbierania dokumentów.
KSeF nie powinien być kolejnym obowiązkiem, którego przedsiębiorca musi pilnować samodzielnie.
KSeF z Atratą – księgowość, która odciąża przedsiębiorcę
W Atracie stawiamy na nowoczesny, elektroniczny obieg dokumentów i rozwiązania, które mają ułatwiać prowadzenie firmy.
Jeżeli:
nie wiesz, czy limit 10 000 zł dotyczy Twojej działalności,
zbliżasz się do jego przekroczenia,
nie masz jeszcze przygotowanej firmy do KSeF,
chcesz zmienić biuro rachunkowe,
albo po prostu nie chcesz samodzielnie śledzić kolejnych obowiązków podatkowych,
zapraszamy do kontaktu z Atratą.
Pomożemy uporządkować księgowość i przygotować firmę do działania w KSeF.
Atrata – księgowa, która myśli jak przedsiębiorca.
📞 663 091 041✉️ kontakt@atrata.pl🌐 www.atrata.pl
