Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w 2025 roku?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi wydatkami. Nie wszystkie jednak mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. W tym artykule przybliżamy, jakie wydatki można bezpiecznie zaliczyć do kosztów firmowych w 2025 roku, aby zoptymalizować obciążenia podatkowe.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać określone warunki:

• być poniesiony przez podatnika,

• mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• być właściwie udokumentowany,

• nie znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych,

• być definitywny, czyli nie podlegać zwrotowi.

• 
  

Przykładowe wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodu

1. Koszty związane z siedzibą firmy

Jeśli firma posiada biuro, magazyn lub inne pomieszczenia użytkowe, do kosztów można zaliczyć:

• czynsz za wynajem,

• opłaty za media (prąd, woda, gaz),

• koszty sprzątania i utrzymania czystości,

• wydatki na remonty i modernizacje.

W przypadku prowadzenia działalności w mieszkaniu prywatnym, możliwe jest zaliczenie części wydatków proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe.

2. Wyposażenie i sprzęt biurowy

Do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć zakup:

• mebli biurowych (biurka, krzesła, szafy),

• sprzętu komputerowego (komputery, monitory, drukarki),

• materiałów eksploatacyjnych (papier, tonery, długopisy).

Wydatki te muszą być związane z prowadzoną działalnością i odpowiednio udokumentowane.

3. Usługi telekomunikacyjne i internetowe

Abonamenty za telefon i internet, jeśli są wykorzystywane w działalności gospodarczej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W przypadku korzystania z jednego urządzenia do celów prywatnych i firmowych, konieczne jest określenie proporcji użytkowania i zaliczenie odpowiedniej części wydatków do kosztów.

4. Reklama i marketing

Wydatki na promocję firmy, takie jak:

• reklamy w mediach,

• druk ulotek i wizytówek,

• prowadzenie strony internetowej,

• organizacja eventów promocyjnych,

mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile mają na celu zwiększenie przychodów firmy.

5. Szkolenia i rozwój zawodowy

Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, takie jak:

• kursy i szkolenia,

• studia podyplomowe,

• zakup literatury fachowej,

mogą być uznane za koszty podatkowe, jeśli mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością.

6. Podróże służbowe

Wydatki poniesione w związku z podróżami służbowymi, takie jak:

• koszty transportu (bilety, paliwo),

• noclegi,

• diety,

mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania i związku z działalnością firmy.

7. Usługi księgowe i doradcze

Wydatki na obsługę księgową, doradztwo podatkowe czy prawne, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, stanowią koszty uzyskania przychodu.

Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodu

Nie wszystkie wydatki mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Do najczęściej wykluczanych należą:

• wydatki o charakterze osobistym,

• kary i grzywny,

• wydatki na reprezentację (np. wystawne kolacje),

• spłaty pożyczek i kredytów,

• podatek dochodowy i VAT (z pewnymi wyjątkami).

  
  

Podsumowanie

Prawidłowe kwalifikowanie wydatków jako kosztów uzyskania przychodu pozwala na optymalizację obciążeń podatkowych i zwiększenie rentowności firmy. Warto jednak pamiętać o konieczności odpowiedniego udokumentowania każdego wydatku i jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku wątpliwości, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym.