Jak nadać biuru rachunkowemu uprawnienia do KSeF? Praktyczny poradnik w 5 krokach

Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy muszą przygotować swoje firmy do nowego sposobu wystawiania i odbierania faktur. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest prawidłowe nadanie dostępu biuru rachunkowemu, które zajmuje się obsługą księgową firmy.

Dlaczego to takie ważne i jak zrobić to krok po kroku? Wyjaśniamy w prosty sposób.

Czym są uprawnienia w KSeF i po co się je nadaje?

Krajowy System e-Faktur to platforma, przez którą przedsiębiorcy będą wystawiać, wysyłać i odbierać wszystkie faktury ustrukturyzowane. System umożliwia również przekazanie części obowiązków innym osobom – np. pracownikom lub biuru rachunkowemu.

Nadanie biuru rachunkowemu dostępu do KSeF pozwala mu w Twoim imieniu:

• wystawiać faktury sprzedaży,

• pobierać faktury zakupowe z systemu,

• zarządzać obiegiem dokumentów.

Dzięki temu właściciel firmy nie musi samodzielnie zajmować się techniczną stroną obsługi faktur – może skupić się na prowadzeniu biznesu, mając pewność, że dokumentacja trafia bezpośrednio do księgowości.

Zakres odpowiedzialności – kto za co odpowiada?

Nadanie uprawnień nie oznacza, że biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność podatkową przedsiębiorcy. Biuro może przygotować i przesłać fakturę, ale to podatnik odpowiada za jej treść – czyli za to, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce, czy dane są prawidłowe, oraz czy faktura została wystawiona zgodnie z przepisami.

Dlatego rekomenduje się, aby biuro działało w ramach jasno określonych zasad, najlepiej ujętych w aneksie do umowy księgowej.

Jakie czynności można (i warto) powierzyć biuru rachunkowemu w KSeF?

Biuro rachunkowe może zostać upoważnione do:

• wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorcy,

• pobierania i przeglądania dokumentów wystawionych przez kontrahentów,

• przekazywania faktur klientowi do akceptacji,

• zarządzania dostępami i użytkownikami w systemie (w zakresie określonym przez podatnika).

Nie może natomiast:

• samodzielnie decydować o treści faktur,

• nadawać uprawnień innym osobom bez zgody klienta,

• anulować błędnych dokumentów (można je jedynie skorygować),

• wystawiać faktur bez wiedzy i akceptacji przedsiębiorcy.

  
  

Procedura nadania uprawnień do KSeF w 5 krokach

Krok 1. Przygotowanie organizacyjne

Zanim rozpoczniesz proces, wyznacz osobę odpowiedzialną za KSeF w firmie – może to być właściciel, członek zarządu lub pełnomocnik. Ustal też z biurem rachunkowym model współpracy:

• czy biuro będzie wystawiać faktury w Twoim imieniu,

• czy tylko odbierać dokumenty i przekazywać je do akceptacji,

• czy stosować model mieszany (część faktur wystawia klient, część biuro).

Warto także opracować prostą procedurę akceptacji dokumentów – np. w formie elektronicznej zgody lub powiadomień mailowych.

Krok 2. Uregulowanie zasad współpracy z biurem rachunkowym

Aby uniknąć nieporozumień, należy zawrzeć z biurem rachunkowym aneks do umowy lub odrębne porozumienie dotyczące obsługi KSeF. Dokument powinien określać:

• jakie uprawnienia zostają nadane,

• jak wygląda akceptacja faktur,

• kto odpowiada za błędy,

• w jaki sposób można cofnąć dostęp biuru (np. po zakończeniu współpracy).

Dzięki temu obie strony mają jasność co do obowiązków i odpowiedzialności.

Krok 3. Uwierzytelnienie podatnika w KSeF

Jeśli przedsiębiorca posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP, system automatycznie nada mu pełne uprawnienia właścicielskie po zalogowaniu. W przypadku braku pieczęci należy złożyć formularz ZAW-FA – elektronicznie (np. przez ePUAP) lub w urzędzie skarbowym. Formularz ten wyznacza osobę, która będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia w systemie.

Nie musisz składać ZAW-FA, jeśli: Jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą (JDG): masz automatyczne uprawnienia właścicielskie w KSeF i możesz zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o ile zawiera on Twój numer NIP lub PESEL.

Krok 4. Nadanie ról biuru rachunkowemu

Po zalogowaniu do KSeF, w zakładce „Zarządzanie uprawnieniami” należy dodać biuro rachunkowe jako użytkownika. Można to zrobić na dwa sposoby:

• wskazując NIP całego biura,

• lub nadając dostęp konkretnym osobom (np. księgowym).

System pozwala określić różne role – od wystawiania faktur po dostęp do historii dokumentów. Ważne, by przydzielone role były zgodne z zapisami umowy z biurem.

Krok 5. Weryfikacja i testy dostępu

Po nadaniu uprawnień biuro rachunkowe powinno:

• połączyć swój program księgowy z KSeF (zgodnie z instrukcją producenta),

• uwierzytelnić się przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego,

• przetestować połączenie na środowisku DEMO Ministerstwa Finansów (nie w realnym obiegu!).

Dopiero po udanym teście można rozpocząć codzienną pracę w systemie.

O czym warto pamiętać na koniec?

Samo nadanie dostępu to nie wszystko. Dla bezpieczeństwa warto wprowadzić w firmie kilka prostych zasad:

• regularnie kontrolować, kto ma dostęp do KSeF,

• ustalić procedurę odbierania uprawnień w razie zmiany biura,

• nie zostawiać procesu fakturowania wyłącznie po stronie księgowości,

• wprowadzić akceptację merytoryczną dokumentów (np. przed ich wysyłką do KSeF).

Takie procedury minimalizują ryzyko błędów i nadużyć, a także ułatwiają współpracę z biurem rachunkowym.

Podsumowanie

Nadanie uprawnień do KSeF to ważny krok w przygotowaniu firmy do nowego sposobu fakturowania. Proces nie jest skomplikowany, ale wymaga dokładności i formalnego potwierdzenia współpracy z biurem rachunkowym.

Dobrze przygotowana procedura i jasno określone role pozwolą uniknąć problemów w przyszłości – zarówno podatkowych, jak i organizacyjnych.

Jeśli nie masz pewności, jak poprawnie nadać uprawnienia swojemu biuru lub jak skonfigurować system KSeF, skontaktuj się z nami –

Atrata pomoże Ci bezpiecznie przejść cały proces krok po kroku.