"Wyrzuciłam faktury sprzed 5 lat” – czyli jak nie wpaść w tarapaty przez porządki w dokumentach firmowych

„Zrobiłam porządek! W końcu pozbyłam się starych faktur, zostały tylko te z ostatnich 5 lat” – usłyszeliśmy niedawno od jednej z klientek. I chociaż cieszyliśmy się z jej energii do działania, to… zapaliła nam się czerwona lampka.

Bo choć popularna zasada „trzymaj papiery przez 5 lat” rzeczywiście funkcjonuje w świadomości przedsiębiorców, to rzeczywistość – jak to zwykle bywa – jest bardziej skomplikowana. A nieznajomość tych zasad może sporo kosztować.

Porządki w dokumentach firmowych

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe,

• które dokumenty trzeba trzymać dłużej niż 5 lat (czasem nawet… bezterminowo),

• jak bezpiecznie przechowywać dokumenty papierowe i elektroniczne,

• co zrobić, jeśli dokumenty się zgubiły,

• jak legalnie i bezpiecznie pozbyć się niepotrzebnych papierów.

  
  

1. Czy naprawdę wystarczy 5 lat?

Zacznijmy od podstaw. Przepisy ordynacji podatkowej mówią, że dokumenty trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

🔎 Przykład:Faktura z lutego 2021 roku? Termin płatności podatku za ten rok mijał 30 kwietnia 2022 r. Od tego momentu liczymy 5 lat – dokument możesz więc legalnie zutylizować dopiero 1 stycznia 2028 roku.

Wniosek: „5 lat” to skrót myślowy. W praktyce to prawie zawsze 6, a często i 7 lat.

2. Jakie dokumenty trzeba przechowywać dłużej?

Nie wszystko można wyrzucić po tych „5–7 latach”. Oto wyjątki:

🛠 Środki trwałe i dokumenty z nimi związaneMuszą być przechowywane 7 lat po zakończeniu amortyzacji – a ta potrafi trwać dekadę lub dłużej.

📜 Akty notarialneBezterminowo. Nawet po zakończeniu działalności.

📄 Umowy, aneksy, rozwiązaniaMinimum 7 lat po zakończeniu współpracy – zwłaszcza jeśli były jakiekolwiek spory.

👩‍💼 Dokumentacja pracowniczaDla umów zawartych po 2019 roku – 10 lat.Dla starszych – nawet 50 lat (!).

3. Jak prawidłowo przechowywać dokumenty papierowe?

Nawet najlepsze segregatory nic nie dadzą, jeśli trzymasz je w piwnicy z grzybem. A to niestety częsty przypadek.

Zasady bezpiecznego archiwizowania papierów:

• Opisuj segregatory (data, rodzaj dokumentów).

• Trzymaj dokumenty w suchym, czystym i zabezpieczonym miejscu.

• Unikaj światła, wilgoci, temperatur skrajnych i… gryzoni.

• Nie polegaj na papierze termicznym – rób ksero lub skany faktur.

  
  

4. A może cyfrowo?

To dobry kierunek! Faktury i inne dokumenty możesz legalnie przechowywać w formie elektronicznej, o ile spełniają dwa warunki:

• są czytelne i kompletne,

• są przechowywane w sposób zabezpieczający je przed utratą lub zmianą.

🗂 Co warto zrobić?

• Skanuj faktury papierowe (zwłaszcza te z paragonowych drukarek).

• Twórz struktury folderów (np. rok → miesiąc → typ dokumentu).

• Przechowuj kopie na zewnętrznych dyskach i w chmurze.

❗ W razie kontroli nie trzeba drukować dokumentów – urzędy akceptują elektroniczne wersje PDF.

5. A jeśli coś zginęło?

Możesz mieć szczęście i… nikt nie poprosi. Ale jeśli poprosi, to:

🔹 Brak dokumentu = ryzyko wyłączenia kosztu z ksiąg i konieczność korekty VAT lub CIT.🔹 Można odtworzyć dokumenty – np. poprosić o duplikat faktury.

Najgorzej, jeśli firma już nie istnieje – wtedy dokumentu nie da się odzyskać.

6. Jak legalnie pozbyć się dokumentów?

Nie wyrzucaj do śmieci. Nie pal w piecu. Dane firmowe to informacje wrażliwe.

🗑 Co możesz zrobić?

• Mała ilość? Niszczarka.

• Duża ilość? Skorzystaj z profesjonalnej firmy utylizacyjnej.

Podsumowanie: Dokumentacja to nie śmieci

Nie traktuj dokumentów jak makulatury. To dowód Twojej rzetelności – potrzebny nie tylko fiskusowi, ale też Tobie samemu.

💡 Zadbaj o archiwum – cyfrowe lub papierowe – tak, by w razie potrzeby szybko znaleźć potrzebne dane. To nie tylko kwestia porządku, ale i bezpieczeństwa.

Masz pytania dotyczące przechowywania dokumentów albo potrzebujesz wsparcia w ich digitalizacji?Skontaktuj się z nami – Atrata to więcej niż księgowość. To spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy.