Kiedy powstaje obowiązek podatkowy? Praktyczny przewodnik po VAT i PIT

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej sprzedaż towarów i świadczenie usług wiąże się z koniecznością rozliczenia podatków. Ale od jakiego momentu formalnie powstaje obowiązek podatkowy? W tym artykule wyjaśniamy, kiedy pojawia się on w podatku VAT i podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Obowiązek podatkowy w PIT – od kiedy liczymy przychód?

Zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku dochodowego od osób fizycznych, przychodem z działalności pozarolniczej są kwoty należne, nawet jeżeli nie zostały jeszcze otrzymane. Wartość ta pomniejszana jest o zwrócone towary, udzielone rabaty oraz skonta. Dodatkowo, u podatników VAT czynnych, przychód pomniejszany jest o należny podatek VAT.

Momentem powstania obowiązku podatkowego w PIT jest moment uzyskania przychodu, czyli:

• dzień wydania towaru,

• dzień zbycia prawa majątkowego,

• dzień wykonania (lub częściowego wykonania) usługi.

Jednak nie później niż dzień:

• wystawienia faktury, albo

• uregulowania należności.

Jeśli w 2025 roku podatnik zdecyduje się na tzw. kasowy PIT, moment powstania obowiązku podatkowego będzie liczony w inny sposób – zależnie od faktycznego wpływu środków. Szczegóły opisujemy w osobnym wpisie o kasowym PIT.

Przychód z usług rozliczanych cyklicznie

W przypadku usług świadczonych w sposób ciągły lub w ustalonych z góry okresach (np. miesięcznych, kwartalnych), przychód powstaje ostatniego dnia danego okresu rozliczeniowego – zgodnie z zapisami umownymi lub terminem określonym na fakturze. Takie podejście potwierdził również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, wskazując, że powtarzalność usług i ustalone terminy rozliczeń są wystarczającą przesłanką do takiego sposobu rozliczania.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Zasada ogólna

W przypadku podatku VAT, obowiązek podatkowy pojawia się z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przedsiębiorca otrzymał zapłatę wcześniej (całość lub część), obowiązek powstaje już w momencie wpływu środków.

Sama „dostawa” w VAT oznacza moment przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

Obowiązek podatkowy w VAT – sytuacje szczególne

Przepisy VAT przewidują także szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego, zależne od rodzaju czynności. Wyróżniamy tu trzy grupy.

1. Obowiązek podatkowy z chwilą otrzymania zapłaty

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT, w niektórych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania płatności (lub jej części). Dotyczy to między innymi:

• wydania towaru przez komitenta komisantowi (umowa komisu),

• przejęcia towaru przez organ władzy publicznej za odszkodowaniem,

• egzekucyjnej dostawy towarów (np. przez komornika),

• świadczenia usług na zlecenie sądów i prokuratury (np. tłumaczenia, ekspertyzy),

• świadczenia niektórych usług zwolnionych z VAT (np. ubezpieczenia).

Przykład 1:Firma X sprzedaje samochód 29 maja, ale zapłatę otrzymuje 12 czerwca. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje 12 czerwca – z chwilą wpływu pieniędzy.

Przykład 2:Przedsiębiorca otrzymuje 5 kwietnia odszkodowanie za grunt przejęty przez gminę. Obowiązek podatkowy pojawia się w dniu uzyskania środków – czyli 5 kwietnia.

2. Obowiązek podatkowy z chwilą wystawienia faktury

W określonych sytuacjach obowiązek podatkowy pojawia się w momencie wystawienia faktury – o ile została wystawiona terminowo. Dotyczy to m.in.:

• usług budowlanych i budowlano-montażowych,

• sprzedaży książek drukowanych (bez map i ulotek),

• usług drukowania książek, gazet, czasopism i magazynów (z wyłączeniami dotyczącymi importu usług).

Jeśli jednak przed wykonaniem usługi przedsiębiorca otrzyma zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Terminy wystawiania faktur określa art. 106i ust. 3 ustawy o VAT:

• 30 dni od wykonania usługi budowlanej,

• 60 dni od wydania towaru (książki, czasopisma),

• 90 dni od wykonania usługi (np. drukowanie książek).

• 
  

3. Obowiązek podatkowy z chwilą wystawienia faktury lub upływu terminu płatności

Dotyczy to dostaw i usług ciągłych, takich jak:

• dostawy energii, gazu, ciepła i chłodu,

• usługi telekomunikacyjne,

• usługi wymienione w załączniku nr 3 do ustawy o VAT (np. wywóz ścieków),

• najem, dzierżawa, leasing,

• stała obsługa prawna i administracyjna,

• dystrybucja mediów.

Przykład 3:Firma K świadczy usługę najmu i wystawia fakturę 28 lutego za marzec. Termin płatności upływa 10 marca. Obowiązek podatkowy powstaje 28 lutego – w dniu wystawienia faktury.

Podsumowanie

Moment powstania obowiązku podatkowego zależy od rodzaju podatku, charakteru transakcji oraz przyjętego modelu rozliczeń. Znajomość tych zasad pozwala prawidłowo ustalać terminy wystawiania faktur, płacenia podatków oraz planowania płynności finansowej.

Potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu PIT lub VAT?

Zespół Atrata pomoże Ci zrozumieć przepisy, dostosować rozliczenia do Twojej działalności i uniknąć kosztownych błędów.